Politique de confidentialité

Date d'effet : 19 juin 2026

1. Responsable de traitement

IOD Ingénierie SARL, dont le siège est situé BP KO 205, 98830 Dumbéa, Nouvelle-Calédonie (bureaux : 37 rue des Barbouilleurs, 98835 Dumbéa), représentée par son gérant Damien Raczy, est responsable des traitements de données à caractère personnel décrits dans la présente politique.

Contact pour toute question ou pour l'exercice des droits : contact@iod.nc, +687 78 20 52, ou par courrier à l'adresse du siège.

2. Cadre réglementaire

Les traitements sont conduits dans le respect de la loi du pays n° 2021-1 du 26 janvier 2021 relative à la protection des données à caractère personnel en Nouvelle-Calédonie, ainsi que des principes du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) auxquels cette loi se réfère.

3. Traitements, finalités et bases légales

Les données sont traitées dans les contextes suivants. Pour chacun, la finalité et la base légale au sens de l'article 6 sont précisées.

3.1 Évaluation de candidats et de collaborateurs

Finalité : produire un compte rendu d'évaluation comportementale et professionnelle à destination de l'organisation cliente, dans le cadre d'un recrutement, d'une mobilité interne ou d'une évaluation de potentiel.

Données : identification, curriculum vitae et éléments biographiques, données comportementales issues des entretiens, résultats de tests.

Personnes concernées : candidats externes et collaborateurs des organisations clientes.

Base légale : exécution du contrat conclu avec l'organisation cliente. La personne évaluée est informée préalablement et donne son accord avant l'évaluation.

3.2 Audits organisationnels en entreprise

Finalité : réaliser des prestations d'audit organisationnel et de conseil auprès des organisations clientes.

Données : éléments biographiques, réponses à des questionnaires, verbatims d'entretiens, données d'évaluation.

Personnes concernées : collaborateurs des organisations clientes et tiers participant aux audits.

Base légale : exécution du contrat conclu avec l'organisation cliente.

3.3 Gestion des clients et prospects

Finalité : suivi de la relation commerciale, émission des devis et factures, historique commercial.

Données : coordonnées professionnelles, historique des prestations, données de facturation.

Personnes concernées : clients et prospects, personnes physiques ou représentants d'organisations.

Base légale : exécution du contrat pour les clients ; intérêt légitime au suivi commercial pour les prospects.

3.4 Prospection commerciale

Finalité : identifier et contacter des clients potentiels, adresser des communications relatives aux prestations et aux événements professionnels.

Données : coordonnées professionnelles, fonction, organisation, historique des échanges, statistiques d'ouverture et de clic des communications.

Personnes concernées : prospects, personnes physiques ou représentants d'organisations.

Base légale : intérêt légitime au développement de l'activité auprès de professionnels. Un droit d'opposition est ouvert à tout moment et sans justification (section 6).

3.5 Organisation de formations

Finalité : gestion administrative des inscriptions et suivi pédagogique des participants.

Données : coordonnées, données d'inscription, évaluations de formation.

Personnes concernées : participants aux formations et interlocuteurs des organisations.

Base légale : exécution du contrat ou de la convention de formation.

Cette activité, antérieurement portée par C3P (dissoute en 2026), est reprise par IOD Ingénierie.

3.6 Veille et collecte de données publiques

Finalité : collecte automatisée d'offres d'emploi publiées et de données publiques d'organisations, à des fins de prospection et d'analyse du tissu économique calédonien.

Données : données publiques d'organisations, offres d'emploi, et coordonnées professionnelles rendues publiques par les personnes concernées.

Personnes concernées : représentants d'organisations dont les coordonnées sont publiées dans le cadre de leur activité.

Base légale : intérêt légitime, dans la limite des données rendues publiques. Les personnes concernées par une collecte indirecte sont informées conformément à l'article 14 (section 4).

3.7 Outils d'intelligence artificielle pour la production de livrables

Finalité : aide à la production de livrables professionnels (comptes rendus, rapports, synthèses, contenus de prospection) au moyen d'outils d'intelligence artificielle.

Données : éléments injectés en contexte le temps de la génération, selon le livrable concerné.

Personnes concernées : selon le livrable, personnes évaluées, contacts de prospection, personnes dont des verbatims sont utilisés.

Base légale : intérêt légitime à la qualité des prestations. Les traitements reposant sur des données fournies volontairement par une personne via un service en ligne reposent sur son consentement.

La transcription des enregistrements d'entretiens suit une règle de tri selon la sensibilité du contenu. Les contenus publics ou sans enjeu de confidentialité particulier sont transcrits au moyen d'un service en ligne (Sonix). Les contenus sensibles, notamment les entretiens individuels et les échanges confidentiels, sont transcrits au moyen d'une solution déployée localement sur le poste de travail, sans transmission à un service externe.

3.8 Maintenance du référentiel IOD Core

Finalité : amélioration continue du référentiel propriétaire IOD Core par l'analyse de verbatims et documents issus de missions passées.

Base légale : intérêt légitime à la robustesse du référentiel métier. Le traitement porte sur des données rendues anonymes selon les modalités de la section 9.

4. Origine des données

Collecte directe : auprès de la personne, lorsqu'elle sollicite un contact, participe à une prestation ou transmet volontairement des informations.

Collecte indirecte : pour la prospection et la veille, certaines coordonnées professionnelles proviennent de relations commerciales antérieures, d'événements professionnels, ou de sources accessibles au public dans le cadre de l'activité de la personne, telles que des registres légaux, des publications officielles et des offres d'emploi. Conformément à l'article 14, les personnes concernées sont informées de cette origine.

5. Durées de conservation

Évaluation de candidats : phase active de deux ans à compter de l'évaluation. Au-delà, seules des données sous forme contrôlée sont conservées pour les besoins méthodologiques d'IOD Core, selon les modalités de la section 9.

Audits : durée définie avec l'organisation cliente, le principe étant trois ans pour les données non stratégiques et cinq ans pour les données stratégiques à compter de la clôture de la mission. Seules des informations agrégées ou synthétiques sont conservées.

Gestion des clients : dix ans à compter de la dernière opération comptabilisée pour les données liées à la comptabilité ; cinq ans à compter de la fin de la relation pour les données purement commerciales.

Prospection et veille : trois ans à compter du dernier contact commercial.

Formations : cinq ans à compter de la date de la formation.

Outils d'intelligence artificielle et maintenance du référentiel : durée limitée au temps de la génération ou de l'analyse, sans conservation au-delà de la session de traitement.

6. Vos droits

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez des droits suivants : accès, rectification, effacement, limitation du traitement, portabilité des données fournies, opposition au traitement et notamment à la prospection, et retrait du consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Pour exercer ces droits, contactez le responsable de traitement aux coordonnées de la section 1. Toute demande d'opposition ou de désinscription en matière de prospection est traitée sans délai.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle. La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) est compétente : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, France, www.cnil.fr.

7. Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles au personnel habilité d'IOD Ingénierie et, pour la facturation, à l'expert-comptable. Les comptes rendus et rapports sont transmis à l'organisation cliente concernée.

Des prestataires techniques agissent comme sous-traitants pour les besoins des traitements :

Hébergement et stockage des fichiers : Infomaniak Network SA (Suisse). Traduction de documents : DeepL SE (Allemagne). Transcription des enregistrements non sensibles : Sonix (États-Unis). Envoi des communications et campagnes : Intuit Mailchimp (États-Unis). Outils d'intelligence artificielle : selon le besoin et le niveau de sensibilité, OpenAI, Google (Gemini), Anthropic (Claude) et Ollama Cloud.

Ces prestataires interviennent sur instruction d'IOD Ingénierie, dans le cadre d'engagements contractuels de confidentialité et de sécurité. Les traitements portant sur des données à caractère personnel sensibles sont conduits en priorité au moyen d'outils déployés en environnement local ou maîtrisé.

8. Transferts hors Union européenne

Certains sous-traitants sont établis hors de l'Union européenne. Les transferts correspondants sont encadrés par les garanties prévues par la réglementation :

Intuit Mailchimp : certification EU-U.S. Data Privacy Framework. Sonix : transfert vers les États-Unis encadré par un accord de traitement et des clauses contractuelles types, réservé aux contenus non sensibles. OpenAI, Google et Anthropic : clauses contractuelles types de la Commission européenne et accords de traitement dédiés. Ollama Cloud : transfert vers les États-Unis encadré par la politique de confidentialité de l'éditeur, réservé aux données non sensibles. Infomaniak (Suisse) bénéficie d'une décision d'adéquation ; DeepL traite exclusivement au sein de l'Union européenne.

9. Usage des données pour la recherche méthodologique

Les enseignements tirés des évaluations et des audits peuvent contribuer à l'étalonnage et à l'amélioration du référentiel IOD Core.

Ce traitement repose sur des données rendues anonymes. Les verbatims sont transformés pour ne conserver que des conclusions d'ordre conceptuel, sans élément permettant d'identifier une personne. Les sources d'origine, fichiers audio et transcriptions, sont détruites dès qu'elles ont été traitées. Les clés d'enregistrement sont attribuées de façon indépendante, sans correspondance avec les données d'origine. La méthode d'anonymisation est documentée afin d'en attester l'irréversibilité.

Les données ainsi rendues anonymes ne permettant pas la ré-identification des personnes, elles relèvent de la recherche méthodologique sans conservation d'information à caractère personnel.

10. Données sensibles

Aucune catégorie de données sensibles au sens de l'article 9 n'est traitée intentionnellement. Les champs libres et les notes ne doivent pas contenir de telles données. Dans le cadre des évaluations, une attention particulière est portée au respect des restrictions du droit du travail.

11. Sécurité

Les mesures de sécurité comprennent le chiffrement des supports locaux et des sauvegardes, l'hébergement sur des services conformes, la restriction des accès au personnel habilité, et le recours à des accords de confidentialité avec les consultants et les clients.

12. Modifications

La présente politique peut être mise à jour. Toute modification est publiée sur cette page avec actualisation de la date d'effet.

Contact

IOD Ingénierie, BP KO 205, 98830 Dumbéa, Nouvelle-Calédonie. Courriel : contact@iod.nc — Téléphone : +687 78 20 52.